Krótki przewodnik po cyfryzacji dokumentów

Od czego zacząć?

Organizacja systemu segregacji cyfrowej i zarządzanie nim

• Uporządkuj podfoldery – przeznacz czas na opracowanie systemu segregacji, aby uniknąć ich przenoszenia na dalszym etapie cyfryzacji. Konsekwentnie ponazywaj pliki według jednej reguły i utwórz podfoldery opatrzone tagami lub słowami kluczowymi. Możesz zdecydować, że lepiej będzie pogrupować je według miesiąca, tj. Faktury>2019>maj – lub według obszaru pracy, tj. Klient> Projekt >Faktury.

• Kopia zapasowa to podstawa – wykorzystaj potencjał cyfryzacji przez gromadzenie danych w chmurze, dzięki czemu będziesz mieć dostęp do swoich dokumentów z dowolnego miejsca, a przy tym wyeliminujesz ryzyko ich utraty, jak w przypadku dokumentów papierowych lub fizycznych kopii danych.

• Archiwizuj dokumenty dla jasności – nagromadzenie plików może być równie frustrujące co tony papieru wysypujące się z każdej szuflady. Zatem, jeśli w bieżącej pracy nie wykorzystujesz już dokumentów związanych z konkretnym projektem, przenieś całe foldery razem z podfolderami do archiwum. W ten sposób pozostają dostępne, ale nie będą zagracać miejsca.

Niech cyfryzacja będzie twoją rutyną

• Zautomatyzowane czynności – skanuj na bieżąco każdą kartkę papieru z ważnymi danymi. Wypracuj zwyczaj, że digitalizowanie kolejnych dokumentów stanie się rutynową czynnością.

• Skanuj i utylizuj dokumenty – po zeskanowaniu dokumentów fizycznych wyrzucaj je, chyba, że naprawdę są Ci niezbędne. Ich utylizacja zwiększa ilość wolnego miejsca w Twoim biurze i przysłuży się naszej planecie.

• Weryfikuj i zmieniaj swoje podejście – jeżeli zauważysz, że znowu gromadzisz stosy makulatury, przeanalizuj ponownie swój proces cyfryzacji. Oceń, czemu nie udało się od razu zeskanować lub zutylizować określonych materiałów i usprawnić w ten sposób Twojego systemu segregowania dokumentów.
Praktyczne porady dotyczące skanowania

• Podstawy przy kupowaniu skanera – skanowanie dwustronne jest kluczowe przy cyfryzacji papierowych dokumentów. Zazwyczaj do skanowania w ramach domowego biura (o ile nie masz potrzeby częstego skanowania szczegółowych slajdów lub zdjęć) wystarczy urządzenie o rozdzielczości 300dpi. Jeżeli musisz uporać się z zaległościami w pracy, automatyczny podajnik papieru ułatwi przetworzenie dużej liczby stron bez Twojego udziału.

• Weź pod uwagę mobilność i sposób przechowywania urządzenia – skanery mają rozmaite rozmiary i kształty. Niektóre, jak modele z serii DS od Brother,  zaprojektowano z myślą o zabieraniu ich w trasę, co czyni z nich idealny wybór dla osób pracujących w terenie. Inne mogą zmieścić się w szufladzie, tak, aby nie zagracały miejsca w domowym biurze. Jeżeli to właśnie ilość zajmowanego miejsca jest kluczowa, warto postawić na jeden z modeli skanerów od Brother – ADS-2200 lub ADS-2700W. Poza niewielkim rozmiarem zapewniają one wyjątkowo wysoką funkcjonalność.  

• Postaraj się o narzędzie z funkcją OCR – program do optycznego rozpoznawania znaków (ang. optical character recognition – OCR) sprawia, że zeskanowane dokumenty stają się edytowalne, a cyfryzacja jeszcze bardziej przydatna, dzięki możliwości natychmiastowego zlokalizowania plików poprzez wyszukiwanie po ich zawartości.

Ze względu na kwestię ochrony środowiska, na którą zwraca się uwagę jako jedną z głównych korzyści płynących z digitalizacji, przekształcanie egzemplarzy papierowych w pliki cyfrowe będzie stawało się coraz ważniejsze.
Jeżeli zatem poczułeś potrzebę uprzątnięcia stosów papieru w domowym biurze, czemu by nie zająć się tym już dzisiaj?
Więcej informacji na temat rozwiązań w zakresie skanowania od Brother, znajdziesz na stronie Brother Polska.