Dodane do koszyka
  1. Blog
  2. Rozwiązania
  3. 2021
  4. Krótki przewodnik po cyfryzacji dokumentów
47_031 Digitisation for SOHO

Krótki przewodnik po cyfryzacji dokumentów

Cyfryzacja to proces przekształcania dokumentów papierowych w cyfrowe. To najlepszy sposób na uporządkowanie swojego biura, także tego domowego.

Poniżej podajemy kilka wskazówek, dzięki którym zyskasz więcej wolnej przestrzeni, zwiększysz bezpieczeństwo i dostępność swoich plików, a także przygotujesz się na przyszłość, w której papier, choć rzadziej wykorzystywany, nadal będzie niezbędny w każdym biurze.

Od czego zacząć?

• Pozbądź się makulatury – zanim rozpoczniesz swoją przygodę z cyfryzacją, zaoszczędź sobie czasu i pracy poprzez pozbycie się niepotrzebnych i przestarzałych dokumentów. Nie miej litości: czy naprawdę przyda ci się ten wniosek o zwrot kosztów z 1993 roku?

• Zadbaj o ograniczenie gromadzonego papieru – dostarczanie dokumentów z banków i od innych usługodawców w formie elektronicznej, zmniejszy ilość materiałów do zeskanowania oraz posegregowania. Poproś dostawców o wysyłanie faktur oraz innych dokumentów e-mailem zamiast pocztą tradycyjną.

• Zaplanuj organizację dokumentów w wersji cyfrowej – segregację dokumentów tradycyjnych i cyfrowych nie odróżnia jedynie ich forma – cyfryzacja wiąże się ze zmianą sposobu ich organizacji. Zastanów się, w jaki sposób dotąd segregowałeś swoje dokumenty i pomyśl, jak można tę metodę udoskonalić przy okazji przeprowadzania digitalizacji. Na przykład, jeśli obecnie przechowujesz je według daty, może przy okazji cyfryzacji lepiej będzie pogrupować je według klientów?

Organizacja systemu segregacji cyfrowej i zarządzanie nim

• Uporządkuj podfoldery
– przeznacz czas na opracowanie systemu segregacji, aby uniknąć ich przenoszenia na dalszym etapie cyfryzacji. Konsekwentnie ponazywaj pliki według jednej reguły i utwórz podfoldery opatrzone tagami lub słowami kluczowymi. Możesz zdecydować, że lepiej będzie pogrupować je według miesiąca, tj. Faktury>2019>maj – lub według obszaru pracy, tj. Klient> Projekt >Faktury.

• Kopia zapasowa to podstawa – wykorzystaj potencjał cyfryzacji przez gromadzenie danych w chmurze, dzięki czemu będziesz mieć dostęp do swoich dokumentów z dowolnego miejsca, a przy tym wyeliminujesz ryzyko ich utraty, jak w przypadku dokumentów papierowych lub fizycznych kopii danych.

• Archiwizuj dokumenty dla jasności – nagromadzenie plików może być równie frustrujące co tony papieru wysypujące się z każdej szuflady. Zatem, jeśli w bieżącej pracy nie wykorzystujesz już dokumentów związanych z konkretnym projektem, przenieś całe foldery razem z podfolderami do archiwum. W ten sposób pozostają dostępne, ale nie będą zagracać miejsca.

Niech cyfryzacja będzie twoją rutyną

• Zautomatyzowane czynności – skanuj na bieżąco każdą kartkę papieru z ważnymi danymi. Wypracuj zwyczaj, że digitalizowanie kolejnych dokumentów stanie się rutynową czynnością.

• Skanuj i utylizuj dokumenty – po zeskanowaniu dokumentów fizycznych wyrzucaj je, chyba, że naprawdę są Ci niezbędne. Ich utylizacja zwiększa ilość wolnego miejsca w Twoim biurze i przysłuży się naszej planecie.

• Weryfikuj i zmieniaj swoje podejście – jeżeli zauważysz, że znowu gromadzisz stosy makulatury, przeanalizuj ponownie swój proces cyfryzacji. Oceń, czemu nie udało się od razu zeskanować lub zutylizować określonych materiałów i usprawnić w ten sposób Twojego systemu segregowania dokumentów.
Praktyczne porady dotyczące skanowania

• Podstawy przy kupowaniu skanera – skanowanie dwustronne jest kluczowe przy cyfryzacji papierowych dokumentów. Zazwyczaj do skanowania w ramach domowego biura (o ile nie masz potrzeby częstego skanowania szczegółowych slajdów lub zdjęć) wystarczy urządzenie o rozdzielczości 300dpi. Jeżeli musisz uporać się z zaległościami w pracy, automatyczny podajnik papieru ułatwi przetworzenie dużej liczby stron bez Twojego udziału.

• Weź pod uwagę mobilność i sposób przechowywania urządzenia – skanery mają rozmaite rozmiary i kształty. Niektóre, jak modele z serii DS od Brother,  zaprojektowano z myślą o zabieraniu ich w trasę, co czyni z nich idealny wybór dla osób pracujących w terenie. Inne mogą zmieścić się w szufladzie, tak, aby nie zagracały miejsca w domowym biurze. Jeżeli to właśnie ilość zajmowanego miejsca jest kluczowa, warto postawić na jeden z modeli skanerów od Brother – ADS-2200 lub ADS-2700W. Poza niewielkim rozmiarem zapewniają one wyjątkowo wysoką funkcjonalność.  

• Postaraj się o narzędzie z funkcją OCR – program do optycznego rozpoznawania znaków (ang. optical character recognition – OCR) sprawia, że zeskanowane dokumenty stają się edytowalne, a cyfryzacja jeszcze bardziej przydatna, dzięki możliwości natychmiastowego zlokalizowania plików poprzez wyszukiwanie po ich zawartości.

Ze względu na kwestię ochrony środowiska, na którą zwraca się uwagę jako jedną z głównych korzyści płynących z digitalizacji, przekształcanie egzemplarzy papierowych w pliki cyfrowe będzie stawało się coraz ważniejsze.
Jeżeli zatem poczułeś potrzebę uprzątnięcia stosów papieru w domowym biurze, czemu by nie zająć się tym już dzisiaj?
Więcej informacji na temat rozwiązań w zakresie skanowania od Brother, znajdziesz na stronie Brother Polska.

Więcej Rozwiązania

Może ci się spodobać również

do góry