Planujesz cyfrową transformację w obszarze usług specjalistycznych? Pomyśl o usprawnieniu drukowania.

Cyfrowa transformacja to bardzo obszerny termin i jest taki nie bez przyczyny. Powinien bowiem obejmować każdy obszar cyfrowego środowiska firmy i jej cyfrowej strategii. Zbyt często jednak to zjawisko tak silnie wiąże się z kontaktem z klientem i linią technologii biznesowej, że pomija się inne istotne kwestie.

Jeżeli Twoja firma działa w obszarze usług specjalistycznych, to naturalne, że interesujesz się nowymi narzędziami i technologiami, które dają nadzieję na przełom w kwestii kontaktów między firmą a klientami lub kreują doświadczenia związane z pracą inspirując i ciesząc Twoich pracowników.

Jeśli jednak nie cofniesz się o krok i nie dostrzeżesz szerszego obrazu cyfrowych przemian, możesz przeoczyć ogromne możliwości na Twojej drodze. Niezależnie od tego, jaką formę przybierze transformacja w Twojej firmie, to zjawisko stanowi dla Ciebie szansę na uzyskanie wyników, do jakich inne przedsiębiorstwa z branży dążyły przez dziesiątki lat.

Dlaczego więcej przedsiębiorców planujących transformację powinno pomyśleć o usprawnieniu drukowania

Drukowanie, skanowanie i zarządzanie dokumentacją to kwestie, które często pomija się przy tworzeniu planów transformacji cyfrowej. Co ciekawe, dzieje się tak nie dlatego, że przedsiębiorcy uważają, iż zmiany lub modernizacja nie są w tych obszarach potrzebne. Bardzo często powodem jest brak wiedzy na temat korzyści, jakie wiązałyby się z transformacją procesów drukowania i związanej z nimi infrastruktury.

Zwłaszcza w przypadku firm z branży usług specjalistycznych transformacja procesów drukowania, skanowania i zarządzania dokumentacją może wspomóc realizację najważniejszych celów strategicznych. Co prawda w tych procesach nie następuje bezpośredni kontakt z klientem ani nie pełnią one kluczowej roli w codziennej pracy każdego członka zespołu. Z uwagi jednak na fakt, że na różnych etapach całe przedsiębiorstwo ma z tymi procesami styczność, niosą one ze sobą wyjątkowe możliwości wdrożenia długoterminowych, pozytywnych zmian.

Jak transformacja w obszarze drukowania może wpłynąć na Twoją firmę?

Po pierwsze, modernizacja infrastruktury druku w praktyce może pomóc firmom z branży usług specjalistycznych w zaoszczędzeniu najważniejszego dla nich zasobu, jakim jest czas. Przez ograniczenie czasu poświęcanego na stanie w kolejkach do dokumentów, rozwiązywanie problemów z niesprawnymi urządzeniami i pracę z mało wydajną technologią, Twój zespół zyskuje więcej czasu na to, co naprawdę się liczy, czyli kontakt z klientem.

Po drugie, ten krok niesie ze sobą również oszczędności finansowe. Krótsze przestoje to mniej zmarnowanego czasu, napraw i wymian do zorganizowania oraz zasobów informatycznych niezbędnych do zapewnienia sprawnego przebiegu procesów drukowania.

Ponadto w ten sposób zadbasz również o zabezpieczenie danych i zachowanie zgodności. Nowoczesne systemy drukowania i zarządzania dokumentacją zapewniają bowiem proaktywną ochronę danych i dokumentów, a także pomagają zmniejszyć liczbę przypadków przejęcia dokumentów przez nieuprawnioną osobę.

Choć oczywiście dla firm z branży usług specjalistycznych osiągnięcie takich efektów nie stanowi problemu, są one jednak ściśle powiązane z transformacją procesów i infrastruktury drukowania.

W jaki sposób wprowadzić zmiany?

Istnieje kilka sposobów na uwzględnienie procesów drukowania i skanowania w planach cyfrowej transformacji. Z jednej strony możesz postawić na zakup nowej floty drukarek i skanerów oraz czerpać korzyści z ich najlepszych funkcji zamkniętych w prostych, nowoczesnych rozwiązaniach.

Prawdziwie imponujące transformacje to jednak coś więcej. Jeśli zdecydujesz się na zastosowanie usługi zarządzania drukiem, otrzymasz nie tylko nowy sprzęt, ale również dostęp do bieżącej pomocy technicznej ze strony zespołu ekspertów. Skonfigurują oni nową infrastrukturę drukowania (zgodnie z potrzebami Twojego przedsiębiorstwa), zapewnią Twojej firmie proaktywne wsparcie, a nawet zajmą się takimi sprawami jak zamówienie nowego tonera.

Tutaj nie chodzi już o samą nową technologię, ale o alternatywne podejście do zarządzania drukiem. Pozwala ono na ograniczanie kosztów, zabezpieczenie infrastruktury drukowania i odciążenie informatyków z zespołu wewnętrznego, którzy dzięki temu mogą skupić się na działaniach prowadzących do wzrostu wartości dodanej i opracowywaniu wartościowych dla przedsiębiorstwa innowacji.

Do tego rozwiązanie jest w pełni zdalne. Twój zespół nie jest zależny od sprzętu, który można często wymieniać i aktualizować w ramach usługi, a zakres usług można swobodnie regulować w zależności od zmieniających się potrzeb Twojego przedsiębiorstwa. W procesie cyfrowej transformacji wraz z innymi obszarami firmy, przemianie ulegnie infrastruktura drukowania i skanowania, a to pod nadzorem Twojego wyspecjalizowanego partnera.