Jaka jest prawdziwa cena, jaką płacimy za nieefektywne drukowanie w obszarze usług specjalistycznych?

Rozpatrywane pojedynczo, powyższe oznaki nieefektywnej, przestarzałej lub słabo utrzymanej infrastruktury drukowania, są jedynie irytujące. Łącznie mogą jednak przyczynić się do ogromnych strat w zakresie produktywności – takich, których żadna firma z branży usług specjalistycznych nie może zlekceważyć.

Koszty naprawy i utrzymania łatwo jest monitorować, ale stanowią one zaledwie ułamek prawdziwych strat. Za nieefektywne drukowanie możesz bowiem słono zapłacić. Nie pomijaj zatem tej kwestii, jeżeli chcesz wygospodarować więcej czasu na kontakt z klientami, realizację zadań przynoszących wartość dodaną i udoskonalanie działań biznesowych.

Poniżej przedstawiamy prawdziwe koszty nieefektywnego drukowania.

Strata produktywnego czasu

Drukowanie, skanowanie i zarządzanie dokumentami to tylko część procesów, z którymi każda osoba w Twojej firmie ma styczność na pewnym etapie dnia w pracy. Te procesy stanowią element rutynowych czynności każdego pracownika, przez co ich zahamowanie może wstrzymać inne działania zespołu.

Jeżeli każda osoba w zespole liczącym 100 pracowników straci 10 minut tygodniowo przez oczekiwanie w kolejce drukowania lub awarię urządzenia albo z innego powodu, w skali roku oznacza to aż 800 zmarnowanych godzin. Dla firmy z obszaru usług profesjonalnych, której być albo nie być zależy od jakości świadczonych usług, ten czas to stracone zasoby, które można było poświęcić na kontakt, współpracę i działanie na rzecz osiągania wyników, które mają dla wszystkich realne znaczenie.

Stres i frustracja

Strata czasu nie cieszy nikogo, a już na pewno nie pracowników, którzy tracą go przez mało wydajne technologie druku. Każde opóźniające pracę zdarzenie jest frustrujące i wypełnia czas Twoich najlepszych i najzdolniejszych pracowników.

Branże takie jak prawo czy księgowość już same w sobie są co najmniej wymagające, nie potrzeba więc poszerzać listy codziennych stresorów o kłopotliwe procesy drukowania. Przywódcy w biznesie poszukujący nowych sposobów na złagodzenie ogromnej presji, której obecnie doświadczają pracownicy, powinni spróbować określić, z czego wynika frustracja zespołu. Codzienne źródła irytacji w rodzaju awaryjnych drukarek i skanerów można bowiem łatwo wyeliminować, a tym samym znacznie podnieść komfort pracowników.

Zmarnowana energia

Nieefektywny sprzęt do drukowania nie tylko prowadzi do znacznych zaległości i długich kolejek, ale również pochłania zdecydowanie zbyt dużo energii. Przestarzałe urządzenia powodują wzrost bieżących kosztów IT, przez przetwarzanie mniejszej liczby dokumentów w dłuższym czasie, niż jest to przyjęte w przypadku nowoczesnego sprzętu

Jako że w przedsiębiorstwach poszukuje się obecnie sposobów na cięcie kosztów przy jednoczesnym zwiększeniu wydajności, sprzęt IT starszej generacji będzie poddawany wnikliwej obserwacji. Nie tylko bowiem jest dla firmy źródłem wysokich kosztów, ale także ma negatywny wpływ na środowisko, który w przyszłości będzie jeszcze bardziej widoczny.

Zmarnowane zasoby IT

W czasach cyfrowej transformacji, im większy budżet na IT tym więcej możliwości uzyskania przewagi nad konkurencją i przygotowania przedsiębiorstwa na wyzwania przyszłości. Jeżeli jednak marnujesz zasoby przez korzystanie z nieefektywnej i przestarzałej infrastruktury drukowania i skanowania, codziennie marnujesz także ten budżet.

Koszty rozwiązania jednego problemu mogą być niewielkie. Z czasem jednak, wydane kwoty zaczynają się nawarstwiać i w efekcie, całkowity koszt szybko przekracza sumę, którą wystarczyło wydać parę miesięcy wcześniej na modernizację infrastruktury.

Kultura krótkoterminowego oszczędzania zamiast rozwiązywania problemów, które prowadzą do generowania bieżących kosztów, doprowadza obszar usług specjalistycznych do utraty funduszy, które i tak są niewielkie.

Jeżeli planujesz transformację i potrzebujesz do tego odpowiednich zasobów, zastanów się, jakie kwoty Twój dział IT przeznacza na utrzymanie infrastruktury drukowania.

Co możesz zrobić?

Nie należy lekceważyć problemów nieefektywnych procesów drukowania i nieefektywnej infrastruktury. Powiązane z nimi koszty są znacznie wyższe, niż wydaje się wielu przedsiębiorcom i szybko zaczynają w niewidoczny sposób wysysać z firmy zasoby.

Tej sytuacji najlepiej zaradzić przez modernizację środowiska drukowania, skanowania i zarządzania dokumentacją. Do dyspozycji masz różne metody: możesz zdecydować się na zakup nowego sprzętu, optymalizację zarządzania obecnym środowiskiem lub przeniesienie tego obszaru do partnera w zakresie Usługi zarządzania drukiem. Zastanów się, co byłoby najlepszym rozwiązaniem dla Twojej firmy.