Zalety Usługi Zarządzania Drukiem (ang. Managed Print Services) w hybrydowym świecie pracy

• 07 marca 2022

• 07 marca 2022

Popularność pracy hybrydowej stale rośnie, liczne badania pokazują, że ten tryb współpracy zostanie z nami na dłużej.

Należy jednak zwrócić uwagę, że wykonywanie służbowych obowiązków w modelu rozproszonym (część dni w biurze, a część w trybie Home Office) powoduje liczne wyzwania technologiczne, z którymi muszą mierzyć się pracodawcy. Jednym z nich jest zarządzanie drukiem w wielu rozproszonych lokalizacjach.

Wykonywanie służbowych obowiązków z domowego biura wiąże się m.in. z koniecznością zapewnienia odpowiedniego poziomu cyberbezpieczeństwa. Praca z innego miejsca niż siedziba firmy postawiła nie lada wyzwanie przed specjalistami IT - większe rozproszenie urządzeń oraz mniejsza widoczność wykorzystania drukarek, a także znaczne bariery w utrzymaniu, konserwacji i naprawie firmowego sprzętu.

Rozwiązania MPS pomagają nie tylko oszczędzać czas, ale także pozytywnie wpływają na wydajność pracy, zwiększają produktywność i obniżają koszty druku. Te usługi minimalizują również marnotrawstwo tonera i papieru, zmniejszają nakłady inwestycyjne, poprawiają przepływy pieniężne i bezpieczeństwo informacji. Nic więc dziwnego, że ponad połowa (53%) organizacji twierdzi, że ich inwestycje w Usługi Zarządzania Drukiem (MPS) wzrosną w ciągu najbliższych 12 miesięcy¹ - przy czym najbardziej dynamiczny przyrost pochodzi z firm z sektora MŚP. Ta tendencja bardzo często wynika z faktu, że małe przedsiębiorstwa są zaniepokojone  rosnącym ryzykiem naruszeń cyberbezpieczeństwa, w tym ataków złośliwego oprogramowania i naruszeń danych.²

Poniżej przedstawiamy 4 główne zalety wdrożenia Usług Zarządzania Drukiem (MPS) w hybrydowym środowisku pracy.

1. Poprawiają bezpieczeństwo sieci, urządzeń i dokumentów

Wprowadzając hybrydowy model pracy, firmy oczekują gwarancji bezpieczeństwa od swojego dostawcy usług druku.¹ Obawy przed cyberatakiem są tak duże, że 71% przedsiębiorstw wdraża model Zero Trust, który traktuje każdego użytkownika, urządzenie i przepływ danych jako podejrzany – wymagając uwierzytelnienia każdego działania.¹ Zamknięcie luk w zabezpieczeniach, zarówno dla pracowników domowych, jak i biurowych, jest kluczową częścią każdej oceny środowiska druku przy wprowadzaniu MPS. Pozwala to na wdrożenie modelu bezpieczeństwa Zero Trust na wszystkich urządzeniach drukujących i uzyskujących dostęp do sieci.⁵ To działanie jest bardzo istotne, ponieważ każde urządzenie podpięte do Internetu powinno zostać odpowiednio zabezpieczone, aby nie stać się słabym ogniwem łańcucha firmowych zabezpieczeń i tym samym „furtką” wstępu dla hackera.

Usługi Zarządzania Drukiem (MPS) zapewniają przedsiębiorcom dostęp do urządzeń z wbudowanym zabezpieczeniem na wysokim poziomie. Dzięki takim funkcjom jak dostęp do urządzenia przy pomocy dedykowanej karty przypisanej do pracownika, drukowaniu chronionym kodem PIN, czy szyfrowaniu na poziomie korporacyjnymi, możliwe staje się automatyczne wykrywanie włamań oraz stałe monitorowanie potencjalnych zagrożeń.

2. Wspierają cyfrową transformację

W dobie pandemii digitalizacja dokumentów stała się koniecznością.
Organizacje wdrażają programy transformacji cyfrowej, aby dotrzymać kroku schematom pracy wdrożonym ze względu na pandemię i związanymi z nią obostrzeniami sanitarnymi.³ Aż 37% przedsiębiorstw postrzega Usługi Zarządzania Drukiem jako ważny czynnik napędzający cyfryzację.⁵ MPS zapewnia dostęp do urządzeń wielofunkcyjnych, które umożliwiają nie tylko drukowanie dokumentów, ale także ich digitalizację – poprzez skanowanie, zapisywanie i udostępnianie.

Aby szybko osiągnąć postępy w transformacji cyfrowej, firma potrzebuje dostawcy usług MPS, który pomoże zdigitalizować przepływy pracy i ułatwi zdalną współpracę.⁵ Brother współpracuje z Kofax, dzięki czemu umożliwia dostęp do funkcji ControlSuite, czyli wiodącego i kompleksowego rozwiązania do drukowania i zarządzania wydrukami.

Oprócz automatyzacji obiegów dokumentów, maksymalizacji bezpieczeństwa i zapewnienia zgodności, ControlSuite zapewnia spójny przekaz użytkownikom, niezależnie od tego z jakiego systemu lub lokalizacji korzystają, w szerokiej gamie urządzeń drukujących i wielofunkcyjnych.

3. Pozytywnie wpływają na zrównoważony rozwój przedsiębiorstwa

Odpowiedzialny i zrównoważony rozwój biznesu stał się priorytetem wielu firm. Ograniczenie odpadów drukarskich zmniejsza zarówno negatywny wpływ na finanse, jak i środowisko – a MPS umożliwia monitorowanie i zarządzanie ilością papieru, energii i materiałów eksploatacyjnych wykorzystywanych przez pracowników w wielu lokalizacjach.

Nie tylko 83% firm zdaje sobie sprawę ze znaczenia zrównoważonego rozwoju dla swojej działalności, ale aż 52% twierdzi, że zmniejszenie wpływu na środowisko jest obecnie wyższym priorytetem zarządzania drukiem niż redukcja kosztów.¹ Chcąc sprostać oczekiwaniom klientów, Brother umożliwia korzystanie z takich usług, jak zwrot i recykling wykorzystywanych materiałów.

4. Elastycznie dopasowują się do bieżących potrzeb biznesu

Aż 85% firm zgłosiło spadek wolumenu druku biurowego związanego z pandemią.¹ Jednak ilość wydruków po Covid-19 może znacznie różnić się od tej, którą firma wstępnie założy. Przedsiębiorstwa zatrudniające od 1 do 20 pracowników spodziewają się wydrukować tylko o 11% stron mniej.⁴ Warto zauważyć, że prawdziwym wyzwaniem związanym z pracą hybrydową jest zarządzanie nieregularnością w objętości wydruku. Usługi Zarządzania Drukiem pomagają sprostać tej sytuacji – monitorując wykorzystanie drukarki i optymalizując infrastrukturę drukowania.

Przedsiębiorca płaci za to, co drukuje - bez minimalnych limitów wydruku. MPS zapewnia widoczność i kontrolę kosztu każdego urządzenia we flocie - niezależnie od jego lokalizacji. Ponadto system reaguje na automatyczne alerty o materiałach eksploatacyjnych, wysyłając kasety z tuszem i tonerem zgodnie z potrzebami - czy to do biura, czy bezpośrednio na adres domowy pracowników.

Przejście na pracę hybrydową powoduje, że coraz więcej organizacji przenosi swoją infrastrukturę druku do chmury, aby zarządzać potrzebami pracowników. Dlatego ważne jest, aby organizacje monitorowały i zarządzały drukowaniem również poza biurem. Przedsiębiorstwa są bardziej skłonne rozwijać te możliwości, jeśli ich dostawca MPS oferuje narzędzia do zarządzania drukowaniem w chmurze zarówno w środowisku biurowym, jak i domowym.

Dowiedz się więcej, w jaki sposób Managed Print Services mogą pomóc Twojej firmie rozwijać się w hybrydowym modelu pracy w postpandemicznym świecie. 

Źródła
1. Quocirca: "Co dalej z przemysłem drukarskim, 2021?"
2. Millioninsights.com: "Podsumowanie raportu: Raport z analizy rynku usług zarządzania drukiem (MPS), według kanału, według wdrożenia, według organizacji, według aplikacji i prognoz segmentów od 2020 do 2027 r."
3. Quocirca: "Managed Print Services, 2021 - Transformacja hybrydowego miejsca pracy"
4. keypointintelligence.com: "Czy nakłady drukarek biurowych kiedykolwiek powrócą do normy? To zależy" - marzec 2021
5. https://quocirca.com/content/quocirca-mps-2021/

• Biznes
• Wydajność
• MPS

Więcej w Biznes