BO2 - blog-hero-mps-print-management-multiple-sites

Przewodnik po zarządzaniu drukiem w wielu lokalizacjach

29 marca 2023

Opublikowane przez

29 marca 2023

Zarządzanie drukiem, przy rozproszonych po całym biurze urządzeniach, może być wyzwaniem nawet z perspektywy dużych firm z ugruntowaną pozycją na rynku i wysokimi budżetami na rozwiązania technologiczne.

Planując usprawnienie tego procesu, należy skrupulatnie przeanalizować wiele aspektów, m.in. rodzaj używanego sprzętu i oprogramowania oraz poznać potrzeby korzystających z niego pracowników. Na podstawie pozyskanych informacji warto stworzyć szczegółową strategię.
Chcąc wykorzystać pełen potencjał Usługi Zarządzania Drukiem (MPS - Managed Print Services), należy poznać kilka kluczowych kwestii związanych z jej wdrażaniem, szczególnie gdy urządzenia są rozproszone.

1. Zdefiniuj kluczowe wymagania na starcie

Chcąc sprawnie wdrożyć MPS, warto szczegółowo określić wymagania firmy, tak aby dostawca mógł zaproponować kompleksowe rozwiązanie, które zaspokoi konkretne potrzeby biznesu. Powinno się doprecyzować m.in. oprogramowanie, z którym usługa musi współdziałać oraz określić kluczowe przepływy biznesowe. Sporządzając konkretną umowę SLA (ang. Service Level Agreement), „kamieni milowych” projektu oraz wymagań dotyczących raportowania z góry – można zminimalizować prawdopodobieństwo, że pojawią się problemy z rozwiązaniami drukującymi na kolejnych etapach wdrożenia, czy podczas pracy zaraz po nim.

2. Znajdź właściwe dopasowanie

Zapewnienie spójności usług druku w wielu lokalizacjach jest możliwe, jednak to mało prawdopodobne, aby każde biuro miało takie same wymiary, powierzchnię i wymagania. Źle dobrana drukarka do pomieszczenia może w zaskakujący sposób wpłynąć na wydajność pracy oraz korzystania z niego przez pracowników. Warto dokładnie poznać przestrzeń, w której będą stały urządzenia drukujące, aby ich ustawienie zaspokoiło potrzeby w zakresie druku przy jednoczesnej kontroli kosztów. W firmie Brother oferujemy doradztwo, przeprowadzamy ocenę pomieszczeń biurowych oraz pomagamy w doborze urządzeń, dzięki czemu możemy zapewnić, że drukarki zostaną umieszczone w najbardziej efektywny sposób.

3. Zrób analizę

Usługi Zarządzania Drukiem powinny pozytywnie wpłynąć na efektywność codziennej pracy członków zespołów w różnych lokalizacjach. Dobry dostawca już na etapie oceny zweryfikuje, czy nie przeszacowujesz wymagań dotyczących drukowania – w odniesieniu do specyfiki firmy – i nieświadomie nie zwiększasz kosztów. Należy zauważyć, że urządzenie wielofunkcyjne z wieloma opcjami może dezorientować pracowników, którzy mają podstawowe wymagania w zakresie drukowania. Dzięki analizie potrzeb i zweryfikowaniu predyspozycji użytkowników, można zmniejszyć koszty druku jednocześnie upewniając się, że każdy dział firmy ma zaspokojone potrzeby w tym obszarze. Podejście firmy Brother do dostarczania rozwiązań do zarządzania drukiem zapewnia uzyskanie wydajności, której potrzebuje biznes, aby się rozwijać i umacniać konkurencyjność na rynku – bez konieczności płacenia za zbędne funkcje lub inwestowania czasu i środków w niepotrzebne szkolenia.

4. Raportuj i rekonfiguruj

Skorzystaj z oprogramowania do zarządzania drukiem, aby zyskać pełną widoczność wykorzystania urządzeń w rozproszonych placówkach. W ten sposób można śledzić czas pracy i koszty, upewniając się, że wszystko działa sprawnie. Ogromną zaletą zarządzania drukiem jest możliwość monitorowania procesów i generowanie realnych oszczędności dzięki analizie raportów z urządzenia oraz dostosowaniu usługi do potrzeb. Oprogramowanie do zarządzania drukiem może również zapewnić lepszą kontrolę nad flotą urządzeń. Funkcje zarządzania drukarkami pozwalają na ustawianie i dostosowywanie uprawnień, takich jak np. drukowanie w kolorze w kluczowych okresach roku na wybranych urządzeniach.

5. Zapewnij bezpieczeństwo w każdej lokalizacji

Praca z dokumentami zawierającymi poufne dane oraz przesyłanie ich dalej, powinna być związana z dodatkowymi zabezpieczeniami. Przy wyborze Usługi Zarządzania Drukiem z możliwością digitalizacji materiałów bezpośrednio do bezpiecznych folderów sieciowych, możesz zapewnić im wysoki poziom ochrony. Oznacza to również koniec ryzyka związanego z wysyłaniem pocztą elektroniczną poufnych dokumentów pomiędzy lokalizacjami. W ramach współpracy firma Brother może stworzyć dostosowane do potrzeb przyciski przepływu pracy, dostępne bezpośrednio z ekranu dotykowego urządzenia.
Warto również skorzystać z innych rozwiązań jak np. blokady wybranych funkcji, które pozwalają na ograniczenie niektórych możliwości urządzeń i przeciwdziałają naruszeniom cyberbezpieczeństwa. Można je połączyć z funkcją pull printing, która akceptuje polecenie wydruku dopiero po użyciu karty identyfikacyjnej lub kodu PIN przypisanego do danego użytkownika. Oprócz zmniejszenia ilości wydruków, które nie zostałyby odebrane z podajnika, pomaga to w śledzeniu zużycia, dzięki czemu każda strona, która wyjdzie z urządzenia, może być rozliczona w konkretnej lokalizacji.

Wybierz właściwego partnera MPS (Managed Print Services)

Usługa Zarządzania Drukiem przynosi korzyści całej organizacji, jednak kluczowe znaczenie ma właściwe przygotowanie firmy do jej wdrożenia. Ważne jest dobranie odpowiedniego partnera technologicznego, który zrozumie potrzeby biznesu oraz dopasuje unikalne rozwiązanie, a następnie będzie dyspozycyjny, aby udoskonalić i zoptymalizować usługę. W firmie Brother rozpoczynamy od zorganizowania konsultacji z naszym specjalistą, co stwarza okazję, by zagwarantować, że wdrożone rozwiązanie od samego początku będzie funkcjonowało według założeń.
Firma Brother dostarcza rozwiązania technologiczne dedykowane firmom każdej wielkości, funkcjonujących w wielu sektorach. Nasze trójfazowe podejście do oceny, przejścia i optymalizacji zarządzania usługami druku zapewnia większą efektywność i produktywność przedsiębiorstwom działającym w wielu lokalizacjach. Wszystko to idzie w parze z niezrównanym zaangażowaniem w osobistą obsługę i wsparcie.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniach firmy Brother już dziś.

Więcej w Biznes