Materiały eksploatacyjne i akcesoria Poznaj naszą ofertę tuszy, tonerów i papieru kompatybilnych z Twoim urządzeniem. Dowiedz się więcej
Usługa Zarządzania Drukiem (MPS) Zarządzaj swoimi drukarkami i optymalizuj ich działanie. Dowiedz się więcej
Czego możemy nauczyć się o bezpiecznym zarządzaniu dokumentami od sektora prawnego? 19 kwietnia 2023 19 kwietnia 2023 Opublikowane przez Brother Polska 19 kwietnia 2023 19 kwietnia 2023 Fala transformacji cyfrowej od dawna ciąży nad sektorem MŚP w Europie, grożąc pozostaniem w tyle tym przedsiębiorstwom, które nie wdrożą nowych procesów. Sektor prawny bardzo często niepewnie wdraża rozwiązania oparte na nowych technologiach, bazując na starych procesach i przestarzałej infrastrukturze IT. Jednym z najbardziej istotnych czynników utrudniających zmodernizowanie sposobu wykonywania obowiązków służbowych w nowych realiach jest przyzwyczajenie do fizycznych dokumentów papierowych i ręcznych procesów ich wypełniania. Jednak w ciągu ostatnich lat okazało się, że kancelarie prawne w coraz większym stopniu polegają na rozwiązaniach technologicznych. Według raportu Uniwersytetu Oksfordzkiego1, zleconego przez Solicitors Regulation Authority (SRA) i opublikowanego w 2021 r., zauważono znaczne przyspieszenie wdrażania innowacji w obliczu konieczności zapewnienia ciągłości pracy w pandemii. Z badania wynika, że ponad połowa kancelarii prawnych (51%) zwiększyła wykorzystanie technologii do zarządzania pracą i przetwarzania zasobów, 48% korzysta z nowych rozwiązań do interakcji z klientami, a 26% do pozyskiwania nowych klientów. Sektor prawny stanął przed wieloma wyzwaniami w obliczu zapewnienia ciągłości pracy oraz przestrzegania zasad powiązanych ze specyfiką zawodu, przy zachowaniu obostrzeń sanitarnych narzuconych przez pandemię. Warto poznać rozwiązania, które zostały wdrożone, aby osiągnąć bardziej wydajne i produktywne procesy pracy. Dostęp do dokumentów z dowolnej lokalizacji Wyobrażając sobie typową kancelarię prawniczą, każdy widzi stosy dokumentów oraz półki wypełnione aktami spraw leżące obok biurek i komputerów. Należy jednak zwrócić uwagę, że łatwy dostęp do materiałów w dowolnym czasie oraz lokalizacji ma kluczowe znaczenie z perspektywy usprawnienia pracy prawników. W obliczu obostrzeń sanitarnych związanych z pandemią, gdy konieczne było wprowadzenie home office, priorytetem stało się zagwarantowanie takiego samego poziomu dostępu do materiałów dla wielu członków zespołu. W brytyjskiej kancelarii prawnej Weightmans 1200 osób przeszło w ciągu jednej nocy z pracy w biurze na pracę z domu. Dbając o płynność pracy, konieczne było zorganizowanie małego zespołu pracowników, który zdigitalizował wszystkie dokumenty [https://www.brother.pl/scanners]. Każdy papierowy wydruk został zamieniony na plik PDF i zapisany na serwerze, w folderze przypisanym konkretnej sprawie. Umożliwiło to łatwy dostęp do dokumentów upoważnionym pracownikom z dowolnej lokalizacji i zapewniło ciągłość pracy. Warto zauważyć, że digitalizacja zasobów przy rosnącej popularności pracy zdalnej była nie tylko szybkim rozwiązaniem problemu – stała się ona inicjatorem zmiany, która stworzyła możliwość podjęcia pierwszych działań w ramach transformacji cyfrowej. Rozwiązania sieciowe stworzone w odpowiedzi na pandemię pozwalają na stworzenie systemu archiwizacji, który może pomagać w sprawnym odnalezieniu informacji czy określonych dokumentów z dowolnego miejsca, bez straty czasu na szukanie konkretnej teczki czy segregatora na półce. Zadania, które kiedyś zajmowały pracownikom back-office wiele godzin tzw. „papierkowej roboty” (np. koordynacja dokumentacji przy orzecznictwie czy poszukiwanie odpowiednich precedensów), można teraz wykonać to szybko, poprawiając ogólną produktywność i redukując czas poświęcony na administrację. Zautomatyzowany przepływ pracy ma ogromny wpływ na lepsze zarządzanie dokumentami Z perspektywy kancelarii prawnej cyfryzacja zasobów, pozwalająca na sprawny dostęp do plików podczas pracy w domu oraz biurze, jest koniecznością. Dodatkowo zdecydowana większość informacji przetwarzanych przez tego typu placówki jest poufna, dlatego zachowanie porządku na dysku oraz bezpieczeństwo zasobów ma najwyższy priorytet. Ręczne procesy skanowania stwarzają więcej miejsca na błędy człowieka, takie jak umieszczenie dokumentów w złym segregatorze lub wysłanie ich do niewłaściwej osoby. Tego rodzaju pomyłki mogą być kosztowne z perspektywy biznesu, a nawet spowodować utratę zaufania do firmy lub osoby. Automatyzacja procesu skanowania i wdrożenie bezpiecznego zarządzania dokumentami (Secure Document Management - SDM) jest rozwiązaniem, które znacznie zmniejsza prawdopodobieństwo, że cyfrowe kopie trafią w niewłaściwie miejsce, czy też wpadną w niepowołane ręce. Idąc o krok dalej i chcąc podnieść poziom cyberochrony, warto zastanowić się nad wdrożeniem kodów kreskowych do bezpiecznego zarządzania dokumentami w całej firmie. Barcode Utility to oprogramowanie do skanowania, które zapewnia automatyczne przekierowanie dokumentów do katalogów. Pozwala urządzeniom na rozpoznanie rodzaju treści i określenie czego dotyczy – zazwyczaj poprzez kod kreskowy lub kod QR na stronie. Po zeskanowaniu oznaczonego dokumentu, jest on automatycznie filtrowany i wysyłany do zamierzonego odbiorcy za pośrednictwem bezpiecznej sieci, co zapobiega przechwyceniu oraz błędom. Dzięki Sztucznej Inteligencji po zeskanowaniu i otagowaniu wspomnianych pism, stają się one częścią zautomatyzowanego przepływu pracy, są przechowywane we właściwym archiwum lub bazie danych bez konieczności ręcznego przydzielania. Takie katalogowanie informacji jest coraz bardziej pożądane przez biznes. Stwarza ono szereg nowych możliwości dla wielu firm z branży zdrowotnej czy prawnej, w których przekazywanie dokumentów musi być poufne. Dzięki takiemu wdrożeniu można również usprawnić działalność, ponieważ po stworzeniu infrastruktury możliwe jest rozbudowanie modułów przez dodanie dodatkowych ścieżek do nowych punktów kontaktowych, co pozwala na skalowanie rozwiązania do potrzeb przedsiębiorstwa, niezależnie od jego wielkości. SDM przynosi przedsiębiorstwom szereg korzyści – umożliwia elastyczną pracę oraz bezpieczeństwo a wszystko dzięki precyzyjnemu przesyłaniu dokumentów z dowolnej lokalizacji, co eliminuje możliwość popełnienia błędu przez człowieka. Dodatkowo przy użyciu tego rozwiązania organizacja może zapobiegać sytuacji, w której materiały z poufnymi informacjami trafiają na niewłaściwe biurko. Jakie są pierwsze kroki do wdrożenia rozwiązania Secure Document Management? Wprowadzanie jakichkolwiek znaczących zmian w sposobie pracy w firmie na pierwszy rzut oka może wydawać się ogromnym przedsięwzięciem. Sektor prawny pokazał jednak, że transformacja sposobu wykonywania służbowych obowiązków spowodowana pandemią mogła być katalizatorem tej rewolucji, a w dłuższej perspektywie przynosić wyraźne korzyści. Każda firma jest unikalna pod względem sposobu działania, a to oznacza, że konieczne staje się opracowanie rozwiązania dopasowanego do unikalnych potrzeb, które płynnie integruje się z istniejącą infrastrukturą firmy. Współpracując z partnerem technologicznym – który połączy swoją wiedzę i doświadczenie ze zrozumieniem indywidualnych oczekiwań biznesu – firmy mogą stworzyć odpowiednią infrastrukturę, która pomoże im znacznie usprawnić biznes i umocnić konkurencyjność na rynku. Skuteczne, bezpieczne rozwiązanie do skanowania i zarządzania dokumentami nie tylko zapewni firmom większą produktywność, ale także zagwarantuje elastyczność potrzebną do szybkiego oraz skutecznego dostosowania się do każdego modelu pracy, budując odporność na potencjalne wyzwania. Dowiedz się więcej o tym, jak firma Brother dba o prawidłowy obieg dokumentów w organizacji. Kliknij, aby zapoznać się z ofertą rozwiązań biznesowych. ---------- 1 https://www.sra.org.uk/sra/research-publications/technology-innovation-in-legal-services/ Więcej w Biznes
