5 czynników, które należy rozważyć przy zakupie drukarek dla pracowników zdalnych

Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy zaadaptowali się do nowego modelu. Wzrost popularności modelu zdalnego zmusił firmy do zmiany sposobu myślenia o rozwiązaniach drukujących – zwłaszcza o potrzebie ułatwienia procesu drukowania pracownikom, niezależnie od ich lokalizacji. Firmy wciąż szukają najlepszych rozwiązań w tym zakresie, a urządzenia umożliwiające pracę poza biurem i gwarantujące łatwą integrację z sieciami domowymi stały się niezbędne – i co ważne przynoszą korzyści zarówno pracownikom, jak i całym przedsiębiorstwom. Jeśli więc Twoim zadaniem jest zapewnienie rozwiązań umożliwiających druk w firmie, podpowiadamy jakie kwestie warto przeanalizować przy zakupie drukarek dla pracowników zdalnych:

1. Prosta konfiguracja i wygoda w obsłudze: Przeciętny pracownik nie jest ekspertem w dziedzinie IT, więc ułatwienie mu instalacji, rozwiązywania ewentualnych problemów i konserwacji drukarki powinno być najważniejszą kwestią przy wyborze urządzenia. Dzięki temu nie zajmują się oni potencjalnymi problemami, nie marnują czasu na kontakt z infolinią oraz nie mają przestojów w czasie pracy i mogą się w pełni na niej skoncentrować.

Wykonując służbowe obowiązki z domu, nie zawsze robi się to z poziomu laptopa. Dlatego możliwość instalacji aplikacji na smartfon lub tablet może być dodatkowym ułatwieniem dla niektórych członków zespołów.

Aby jeszcze lepiej wesprzeć pracowników w efektywnej pracy w domu, warto rozważyć korzyści płynące z krótkoterminowej umowy na Usługę Zarządzania Drukiem (MPS), która pozwala zachować produktywność. MPS umożliwia także zdalną instalację aktualizacji oraz identyfikację i rozwiązywanie problemów, co znacznie ułatwia życie członków zespołów, a także zwiększa  poziom bezpieczeństwa drukowanych dokumentów.

2. Lepsze wykorzystanie przestrzeni: Przed wprowadzeniem społecznego dystansu, efektywne zarządzanie przestrzenią biurową było ważną kwestią z perspektywy firmy. Natomiast obecnie, gdy pracownicy adaptują swoje biurka i stoły kuchenne na miejsca pracy, wybór kompaktowych urządzeń drukujących jest ważniejszy niż kiedykolwiek wcześniej.

Jeśli Twoja firma rozważa inwestycję w urządzenia dla osób pracujących zdalnie – należy zwrócić uwagę, że zwykle nie są to użytkownicy potrzebujący urządzeń o wysokiej specyfikacji. Dodatkowo warto pamiętać, że wielu z nich może dysponować ograniczoną przestrzenią – w takich przypadkach idealnie sprawdzą się kompaktowe urządzenia wielofunkcyjne.

Firmy będą coraz lepiej radzić sobie z różnymi wyzwaniami związanymi z pracą zdalną, takimi jak łączność, współpraca i bezpieczeństwo. Osoby wykonujące swoje służbowe obowiązki w modelu zdalnym zaczną oczekiwać od pracodawcy zapewnienia rozwiązań, które podniosą poziom ich wydajności pracy z domowego biura. Zapewnienie równowagi między ograniczeniami przestrzennymi użytkowników a ich oczekiwaniami w zakresie funkcjonalności, może zająć więcej czasu w krótkiej perspektywie, ale przyniesie długoterminowe korzyści.

3. Troska o środowisko naturalne: Społeczeństwo staje się coraz bardziej świadome w zakresie ochrony środowiska. Klienci coraz częściej chcą kupować produkty od firm, które stosują zrównoważone procesy1, a pracownicy szukają pracodawców, którzy poważnie podchodzą do kwestii zrównoważonego rozwoju2.

Z naszych badań wynika, że firmy zazwyczaj oceniają zrównoważony rozwój swoich drukarek (https://www.brother.pl/digital-transformation) tylko w operacyjnej części ich cyklu życia, ponieważ to właśnie wtedy ponoszone są znaczące koszty (materiały eksploatacyjne i energia). Jakie kwestie powinny być brane pod uwagę, aby utrzymać zrównoważony rozwój podczas pracy zdalnej?

Należy zwrócić uwagę na korzyści płynące z ekologicznego postępowania firmy, takie jak obniżenie kosztów, ale i uwzględnienie zrównoważonego rozwoju na każdym etapie cyklu życia sprzętu. Dotyczy to również urządzeń w domowych biurach pracowników.

Warto zadać sobie pytanie, czy drukarka została pozyskana w sposób zrównoważony? Czy mój dostawca oferuje bezpłatny odbiór i recykling kaset z tonerem? Czy jest w stanie utylizować urządzenie drukujące zgodnie z dyrektywą UE dotyczącą zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego?

4. Bezpieczeństwo: Każda firma twierdzi, że bezpieczeństwo danych jest najważniejsze. Niestety, gdy większość uwagi skierowana jest na ochronę serwerów, komputerów i baz danych, przedsiębiorstwa często zapominają, że drukarki muszą być tak samo bezpieczne, jak inne urządzenia podłączone do Internetu.

Biorąc pod uwagę, że mało prawdopodobne jest, aby sieci domowe użytkowników miały zabezpieczenia na tak wysokim poziomie jak przedsiębiorstwa, należy uważać, aby nie zapewnić dostępu do wrażliwych danych osobom niepowołanym.
Bez możliwości korzystania z zabezpieczonej sieci z korporacyjną zaporą sieciową, pracownicy zdalni będą potrzebować pomocy w zarządzaniu bezpieczeństwem swoich drukarek. Wybór urządzeń z zaawansowanymi funkcjami bezpieczeństwa, takimi jak szyfrowanie end-to-end, pomoże rozwiązać ten problem - więcej o ochronie danych możesz znaleźć na naszym blogu poświęconym bezpieczeństwu druku: https://www.brother.pl/blog/rozwiazania/2020/data-and-device-security-tips
Jeśli pracownicy zdalni posiadają własne drukarki, radzimy zapytać o ich zabezpieczenia – aby upewnić się, że spełniają one firmowe standardy bezpieczeństwa. Upewnij się również, że osoby pracujące na home office mają możliwość niszczenia i bezpiecznego usuwania poufnej dokumentacji.

5. Efektywność kosztowa: W miarę jak firmy radzą sobie z wyzwaniami związanymi z pozyskiwaniem zasobów i zarządzaniem pracą zdalną, pojawiają się dodatkowe korzyści - w tym oszczędność czasu i kosztów oraz wzrost wydajności, które stanowią istotny wkład w rentowność przedsiębiorstwa.

Inwestycja w Usługę Zarządzania Drukiem (MPS) ułatwia szczegółowe śledzenie wykorzystania drukarek, dzięki czemu można zidentyfikować obszary wymagające optymalizacji. To z kolei prowadzi do osiągnięcia kolejnych korzyści w zakresie kosztów i wydajności. MPS obejmuje również wsparcie konserwacyjne, które eliminuje nieprzewidziane koszty w przypadku awarii urządzenia.

Dodatkowo skonfigurowanie drukarek w taki sposób, aby pracowały bardziej ekonomicznie, jest prostym sposobem na obniżenie kosztów. Na przykład włączenie trybu uśpienia w ustawieniach zmniejsza zużycie energii, jeśli drukarka nie jest używana. Można również zmniejszyć ilość zużywanego tonera i papieru poprzez dostosowanie ustawień drukarki, takich jak obniżenie jakości wydruku dla wersji roboczych, drukowanie w skali szarości lub drukowanie wielu stron na jednej kartce.

Przeczytaj kolejny artykuł i dowiedz się więcej o najważniejszych cechach zarządzania usługami druku. https://www.brother.pl/business-solutions/print-management/managed-print-services
Źródła:
1. www.entrepreneur.com: "It's Official: Customers Prefer Sustainable Companies" - Grudzień 2018
2. ft.com: "Jobseekers want employers to commit to meaningful social impact" - Październik 2019