W jaki sposób działy IT wpłyną na nową definicję pracy po pandemii?

Mieliśmy już czas na refleksję, a więc duże i małe przedsiębiorstwa dokonały ponownej oceny swoich informatycznych rozwiązań. Pracownicy, osoby zarządzające i działy IT musiały zmienić swoje podejście i sposób pracy. Wiele z tych osób obecnie pracuje z domu bez podstawowych biurowych narzędzi – w tym dostępu do druku – w sposób, w jaki wcześniej sobie tego nie wyobrażało. W tym trudnym czasie jako Brother zaprojektowaliśmy dedykowane etykiety przypominające o zachowaniu odpowiedniej odległości i obowiązku częstszego mycia rąk, aby pomóc firmom odpowiednio oznaczyć przestrzenie użytkowe, a przez to podnieść poziom bezpieczeństwa pracowników. 

Uważamy, że w celu wspierania wydajności przedsiębiorstwa i umożliwienia firmom rozwoju w nowym sposobie pracy, konieczna jest większa współpraca cyfrowa – w której wiodącą rolę odgrywać będą działy IT. Pracownicy ci będą odpowiedzialni za prowadzenie dialogu z kierownictwem i innymi osobami zatrudnionymi w firmie, aby zrozumieć ich potrzeby oraz wdrożyć odpowiednie rozwiązania w zakresie pracy zdalnej.

Zadowolenie „klienta”

W nowej rzeczywistości pracownicy stali się bardziej „klientami” działów IT niż ich kolegami, co oznacza, że informatycy są skoncentrowani na ich usatysfakcjonowaniu. Takie podejście jest czymś zupełnie nowym dla niektórych specjalistów i wymaga od nich dostosowania swoich dotychczasowych umiejętności i rozwijania praktyki opartej na obsłudze klienta.

Potrzeby i oczekiwania pracowników wymagają ewaluacji. To działanie na dłuższą metę pomoże wypracować najlepsze rozwiązania cyfrowe, które będą wspierały codzienną pracę. Należy zwrócić uwagę zarówno na dział, jego zmieniającą się rolę oraz obowiązki, jak i na obciążenie pracowników, którzy muszą dostosować się do nowego trybu pracy.

Przy wdrażaniu nowych rozwiązań należy rozważyć wiele czynników, takich jak większa ilość pracy zdalnej w kontrze do potrzeby drukowania w biurze. Warto zwrócić uwagę, że w tym przypadku, decentralizacja druku w celu uniknięcia gromadzenia się użytkowników przy jednym urządzeniu w biurze nie tylko ułatwia zachowanie społecznego dystansu, ale również sprzyja podniesieniu wydajności pracowników.

Osoby podejmujące decyzje w dziale IT wciąż będą wykorzystywać przede wszystkim swoją wiedzę ekspercką, aby poprawnie koordynować proces wdrażania tych technologii. Jednak wykorzystanie takich metod, jak ankiety pracownicze, burze mózgów i szkolenia online, mogą być najbardziej skutecznym sposobem na opracowanie nowych sposobów pracy oraz procesów, które sprawią, że wszyscy będą zadowoleni i co najważniejsze bezpieczni.

Jak zgrane są działy IT z pozostałymi pracownikami firmy?

Badania przeprowadzone przed pandemią COVID-19 wykazały, że osoby decyzyjne w dziale IT i pracownicy mieli odmienny punkt widzenia w sprawie rozwiązań cyfrowych – ta różnica mogła jednak ulec zmianie podczas pandemii.

Tylko 36% pracowników biurowych uważało, że do roku 2025 druk wciąż będzie odgrywał ważną rolę w ich biznesie. Tego samego zdania było 65% osób podejmujących decyzje w branży IT – wynika z raportu „Quocirca Print 2025 Phase Two” zleconego przez Brother.

Są to opinie, które prawdopodobnie zmieniły się na podstawie ostatnich doświadczeń, ponieważ wcześniej pracownicy mogli nie doceniać dostępu do druku, gdy był on na wyciągnięcie ręki. Brak możliwości drukowania podczas pracy zdalnej mógł uświadomić pracownikom jego znaczenie w miejscu pracy. Bez względu na to, czy chodzi o przygotowanie ważnych dokumentów, czy o wykorzystanie druku jako łatwiejszego rozwiązania, które wspiera korektę lub wydruk agendy na spotkanie, jest to wciąż ważne narzędzie w pracy.

Badanie wykazało również, że aż 62% pracowników biurowych znacznie bardziej docenia teraz takie narzędzia współpracy, jak komunikatory internetowe, współdzielenie ekranu oraz konferencje audio i wideo, w porównaniu z 45% osób decyzyjnych w działach IT.

Wraz z transformacją pracy na tryb zdalny w dużo większym wymiarze niż dotychczas, zmieniło się zdanie zespołów IT na temat narzędzi współpracy, ponieważ pracownicy dostrzegli teraz o wiele większą wartość w narzędziach online. W związku z tym dział IT jest zobowiązany, aby szukać nowych możliwości, współpracować z osobami decyzyjnymi i wdrażać najbardziej skuteczne rozwiązania, które sprostają oczekiwaniom pracowników firmy.

Druk w przyszłości

Eksperci zakładają, że pandemia odciśnie trwały ślad w funkcjonowaniu wcześniej znanego biura. Prawdopodobnie nastąpi zmiana w kierunku utrzymania modelu pracy w trybie zdalnym, a wirtualne spotkania i konferencje w niektórych przypadkach zastąpią te tradycyjne. W sprawie druku, w przyszłości przedsiębiorstwa mogą rozważyć decentralizację urządzeń drukujących lub nawet wprowadzenie modeli na poziomie biznesowym w domach pracowników.

Szeroko dostępne procesy drukowania zapewniają pracownikom te same korzyści oraz możliwości druku w domu, jak i w biurze. Co ważne z punktu widzenia bezpieczeństwa – firma nadal zarządza systemem druku oraz zachowuje kontrolę.

Przy stale zmieniającym się podejściu do pracy – perspektywa na funkcjonowanie w biurze w starym modelu jest wciąż niepewna.  Dlatego tak ważne jest, aby działy IT nieustannie angażowały się we współpracę w zakresie technologii cyfrowych z innymi pracownikami. To z pewnością pomoże opracowywać rozwiązania najbardziej efektywne finansowo i skuteczne dla firm oraz najlepiej dostosowane do ich przyszłych potrzeb.

Dowiedz się więcej o rozwiązaniach cyfrowych.  
1 Quocirca Print 2025 Phase Two Report zlecony przez Brothera