7 Korzyści Usług Zarządzania Drukiem

7 Korzyści płynących z Usług Zarządzania Drukiem

Usługi Zarządzania Drukiem to programy oferowane przez dostawców usług druku, do zarządzania drukarkami i urządzeniami wielofunkcyjnymi. Umożliwiają one firmom poprawę wydajności, produktywności i bezpieczeństwa IT, zazwyczaj poprzez monitorowanie, wymianę materiałów eksploatacyjnych i zaspokajanie innych potrzeb organizacji w zakresie drukowania.

Funkcje usług zarządzania drukiem, różnią się w zależności od dostawcy, ale mogą oferować wiele korzyści. Poniżej znajdziesz informację na temat 7 kluczowych zalet usług zarządzania drukiem:

Oszczędzaj czas oraz zwiększ wydajność
Zwiększ bezpieczeństwo swoich danych
Obniż koszty i oszczędzaj pieniądze
Zwiększ produktywność w swojej organizacji
Zarządzaj kosztami
Zmniejsz swój wpływ na środowisko
Bądź elastyczny

Jesteś zainteresowany Usługą Zarządzania Drukiem?

Więcej o MPS

1. Oszczędzaj czas oraz zwiększ wydajność

Ilość czasu, jaką pracownicy spędzają na zadaniach związanych z drukowaniem, może być frustrująca. Proces drukowania, skanowania, kopiowania lub faksowania dokumentów na starym sprzęcie lub źle skonfigurowanym oprogramowaniu to dopiero początek.

Należy również wziąć pod uwagę czas poświęcony na naprawianie usterek urządzenia oraz wymianę tonerów i innych materiałów eksploatacyjnych. Usługa Zarządzania Drukiem (MPS) powinna identyfikować takie problemy i zawierać plany:

Skrócenie czasu poświęcanego przez pracowników na zadania związane z drukowaniem.
Przeniesieniu obowiązków tak, aby pracownicy mogli skupić się na innych inicjatywach strategicznych.
Uproszczenie codziennych zadań konserwacyjnych.

Szukaliśmy płynnego sposobu na zarządzanie naszą flotą drukarek. Usługa Zarządzania Drukiem firmy Brother, dała nam swobodę skupienia się na pracy o wartości dodanej, ponieważ drukarki są inteligentniejsze i wymagają od nas mniej uwagi.

Markku Anttila, kierownik ds. IT w gminie Mäntsälä (Finlandia)

2. Zwiększ bezpieczeństwo swoich danych

Zmniejszenie ilości zużywanego papieru, energii elektrycznej i materiałów eksploatacyjnych do drukowania jest częścią bycia odpowiedzialnym obywatelem korporacyjnym. Posiadając system monitorowania MPS oraz korzystając z naszych dodatkowych rozwiązań, powinieneś być w stanie:

Przygotować zalecania procedur logowania do drukarki w celu zminimalizowania kradzieży dokumentów z podajników wyjściowych.
Wdrożyć utylizację zużytych materiałów eksploatacyjnych razem z Brother
Pozyskać możliwości zarządzania obiegiem dokumentów

Posiadanie tylko jednego dostawcy Usług Zarządzania Drukiem MPS zmniejsza liczbę osób spoza organizacji, które mają dostęp do urządzeń sieciowych. Nie można lekceważyć tego powszechnego zagrożenia bezpieczeństwa. Ostrzegamy jednak, że nie wszyscy dostawcy usług MPS są tacy sami, jeśli chodzi o ich zdolność do zwalczania zagrożeń bezpieczeństwa informacji. Bezpieczeństwo informacji wymaga ciągłych audytów, ulepszeń i czujności, a przeciętny dostawca usług MPS raczej tego nie zaoferuje.

Dzięki wdrożeniu Usług Zarządzania Drukiem firmy Brother, firma może teraz szybko i łatwo zarządzać obiegiem dokumentów, oszczędzając czas, miejsce i pieniądze już od pierwszego dnia.

Steve Rock, Dyrektor zarządzający, K Lowther

3. Obniż koszty i oszczędzaj pieniądze

Brak kompleksowego planu dotyczącego obsługi druku w firmie, może prowadzić do nieefektywności w wielu obszarach. Utrzymywanie poszczególnych urządzeń pojedynczo jest droższe, niż posiadanie zautomatyzowanego, opartego na chmurze systemu, który jest w stanie kompleksowo to obsłużyć.

Usługi Zarządzania Drukiem, bardzo często łączą wszystkie urządzenia w jeden system monitorowania, aby zapewnić:

Dostawę materiałów eksploatacyjnych, bezpośrednio do wybranego urządzenia.
Serwis urządzeń na miejscu u klienta, w każdej lokalizacji w Polsce.
Lepsze wykorzystanie ekonomii skali, dzięki czemu otrzymamy zniżkę.
Zmniejszenie kosztów związanych z gromadzeniem materiałów eksploatacyjnych.

Dokładny audyt i ocena druku, mogą również wskazać sposoby konsolidacji sprzętu. W końcu posiadanie zbyt wielu urządzeń, rozproszonych po całej organizacji, będzie kosztować więcej miejsca i energii elektrycznej. Ekspert ds. druku, będzie w stanie obliczyć rzeczywisty koszt związany z wydrukiem i zidentyfikować sposoby na jego oszczędności.

Zależało nam na rozwiązaniu, które byłoby solidne, niezawodne i oferowało nam bardzo opłacalne drukowanie, ale które miałoby również mechanizmy, wsparcia zarówno ze strony naszego dostawcy jak i producenta. Brother miał najlepsze rozwiązanie. Proces instalacji przebiegł bezproblemowo, a firma Brother przekroczyła nasze oczekiwania.

Steve Ford, Strategic ICT Manager, Helsby High School

4. Zwiększ produktywność w swojej organizacji

Potrzeby różnych działów firmy w zakresie drukowania, mogą się różnić. Po wstępnej ocenie obecnych i przyszłych potrzeb organizacji, dostawca usług MPS powinien być w stanie zarekomendować program, który usprawni wiele procesów i poprawi wydajność.

Może to obejmować:

Drukowanie w firmie jak również w domu, w przypadku pracy zdalnej.
Drukowanie dokumentów o różnych typach i formatach, np. A3.
Obsługę wielu urządzeń pracujących w różnych lokalizacjach, na terenie całej Polski.
Tworzenie indywidualnych, spersonalizowanych ekranów dotykowych na drukarkach, które za pomocą skrótów, pozwolą zautomatyzować procesy obiegu np. skanowanych dokumentów.

Najlepsze usługi zarządzania drukiem, zazwyczaj zapewniają również szkolenie personelu, co pomaga pracownikom w szybszym wdrażaniu pracy, zwiększając ich wydajność dzięki nowemu sprzętowi i automatycznym procesom.

Wcześniej musieliśmy stać obok drukarki i przewracać strony podczas skanowania dokumentów, ale nie jest to już konieczne, ponieważ nasze drukarki mają teraz funkcję skanowania 2-stronnego. Po prostu umieszczamy strony w podajniku dokumentów, wciskamy przygotowany wcześniej skrót a maszyna zajmuje się resztą. Zapewnia również, że plik zostanie wysłany bezpośrednio do folderu w lokalizacji sieciowej, w którym ma zostać zarchiwizowany, a my nie musimy nic robić poza rozpoczęciem procesu skanowania. To dla nas ogromna oszczędność czasu.

Jens Christian Pedersen, Właściciel Skovby Synshal

5. Zarządzaj kosztami

Koszt zakupu całej floty urządzeń oraz materiałów eksploatacyjnych może być duży, ale Usługi Zarządzania Drukiem zazwyczaj oferują elastyczne opcje płatności, które pozwalają obniżyć koszty poprzez:

Płatności miesięcznie lub kwartalnie
Usługi przygotowane i dostosowane pod konkretnego klienta

Umowa „Bez pakietu wydruków”, doskonale sprawdzi się w firmach, które wolą na bieżąco zarządzać kosztami. Klient płaci tylko za to co wydrukuje, przez co łatwiej można rozłożyć koszty. Jeśli chcemy więcej zaoszczędzić to lepszym rozwiązaniem jest umowa „Z pakietem wydruków”, w której klient deklaruje się do miesięcznych ilości wydruków, ale za to ma jeszcze tańsze wydruki.

Zarządzanie drukarkami i tonerami jest wymagającym zajęciem, bo aby utrzymać ciągłość pracy drukarek, należy mieć zapas materiałów eksploatacyjnych oraz części zamiennych.

Brother’s Managed Print Service is perfect for our college. We are heavy print users and it has helped us manage our print more effectively. Brother has recommended the best printers for our needs and we have now reduced costs, cut back on administration time and have a much better support service. Plus, we simply pay for what we print without incurring any penalties, unlike our previous contract to manage your budget.

Matthew Cooke, IT Technician at Ercall Wood Technology College.

6. Zmniejsz swój wpływ na środowisko

Stosując recykling dbamy o środowisko. Zajmiemy się utylizacją wszystkich dostarczonych przez nas materiałów eksploatacyjnych. Odbierzemy je od Ciebie bezpłatnie. Firma Brother prześle opakowanie zbiorcze, aby można było zapakować wkłady, w celu ich bezpiecznego transportu. Wszystkie produkty są zbierane i poddawane recyklingowi zgodnie z europejską dyrektywą.

Jako firma działająca globalnie, Grupa Brother dąży do redukcji emisji gazów cieplarnianych, przyczyniających się do zmian klimatycznych. Grupa Brother zobowiązała się również pomagać społeczeństwu w dążeniu do zrównoważonego rozwoju poprzez nieustanne, aktywne uwzględnianie wpływu wszystkich aspektów swojej działalności na środowisko.

Firma Brother ma własny system recyklingu. Dzięki temu mamy pewność, że nasze zużyte wkłady są właściwie obsługiwane, nie trafiają w niewłaściwe miejsce i są ponownie wykorzystywane w celu uzyskania maksymalnych korzyści.

Malin Johnson, Sustainability Coordinator, Resia Travel Group

7. Bądź elastyczny

Firmy odnoszące największe sukcesy, starają się stale ulepszać swoje procesy, aby pozostać na czele.

Mając u boku odpowiedniego dostawcę Usług Zarządzania Drukiem, będziesz otrzymywać bieżące porady i strategiczne wsparcie od ekspertów w dziedzinie technologii miejsca pracy.

Twój dostawca MPS powinien oferować następujące usługi:

Regularne informacje dotyczące zmian oprogramowania w drukarkach, aby zapewnić maksymalne wykorzystanie usługi
Elastyczność do zmiany i dostosowania umowy

Współpracując z firmą Brother, udało nam się zrozumieć, w jaki sposób wykorzystywane są nasze drukarki, a następnie wdrożyliśmy znacznie wydajniejsze rozwiązanie. Tam, gdzie kiedyś mieliśmy skomplikowaną mozaikę ponad 700 drukarek i zerową przejrzystość sposobu ich wykorzystania, obecnie mamy dobrze zorganizowaną flotę składającą się z 300 maszyn.

Neil Perry, Associate Director z Digital Transformation w Dartford and Gravesham Trust