Prawdziwy koszt wydrukowania dokumentu i nieodebrania go

Serwery zapewniają dostęp do pamięci masowej z kontrolą dostępu. Komputery, laptopy i tablety mogą – i powinny – być szyfrowane hasłami. Poszczególne pliki lub bazy danych mogą wymagać dodatkowych warstw zabezpieczeń.

Dane do wydruków i skanowania są jednak często pomijane. Poufne dokumenty mogą być przechowywane w wysoce bezpiecznych systemach. Ale jeśli użytkownik chce mieć kopie papierowe, czy można mieć pewność, że są one wysyłane do drukarki, która jest tak samo bezpieczna, jak reszta sieci IT? Czy mogą zostać przechwycone? Jeśli tak, konsekwencje mogą być różne – od kompromitujących po prawdziwie katastrofalne

Konsekwencje niezabezpieczonych dokumentów drukowanych

Badania IDC wykazały, że niezabezpieczone dokumenty drukowane lub wydruki bez nadzoru stanowią największą kategorię naruszeń bezpieczeństwa związanych z drukowaniem.

Konsekwencje mogą być poważne. Ujawnienie danych kadrowych lub płacowych jest nie tylko kompromitujące. Może stanowić naruszenie danych osobowych, skutkując podjęciem działań zgodnych z przepisami, takimi jak RODO w Europie.

Jeśli strategia firmy lub dane dotyczące własności intelektualnej zostaną ujawnione, pozycja rynkowa Twojej firmy może zostać osłabiona, a relacje z partnerami zagrożone. Możesz nawet stracić kontrolę nad swoją własnością intelektualną i narazić się na pozew sądowy ze strony akcjonariuszy.

Nic dziwnego, że według badań IBM średni koszt „naruszenia bezpieczeństwa fizycznego” – obejmującego również dokumenty pozostawione bez nadzoru – może sięgać nawet 4,19 mln dolarów. [Koszt naruszenia bezpieczeństwa danych 2024 | IBM]

Na szczęście istnieje wiele sposobów, aby zapobiec dostaniu się informacji w niepowołane ręce.

Zacznij od przeczytania naszego sześciopunktowego poradnika dotyczącego zwiększenia bezpieczeństwa dokumentów drukowanych i skanowanych:

Sześć sposobów na zwiększenie bezpieczeństwa drukowania i skanowania

1. Monitoruj swoje wydruki

Pierwszym krokiem do zwiększenia bezpieczeństwa drukowania jest identyfikacja potencjalnych zagrożeń dla danych. Aby to zrobić, musisz wiedzieć, kto drukuje (lub skanuje), co i kiedy. Narzędzie do zarządzania drukowaniem może Ci w tym pomóc.

Może to być tak proste, jak prosty panel sterowania, który daje większą kontrolę, pomagając monitorować zużycie i koszty. Na jego podstawie możesz generować raporty. Oznacza to również ścieżkę audytu – niezbędną w przypadku naruszenia bezpieczeństwa, ponieważ możesz szybko zidentyfikować, które dane zostały wydrukowane lub przetworzone.

2. Tylko dla upoważnionych użytkowników

Ilu z nas zdarzyło się wysłać dokument do druku, a następnie od razu przejść do innego zadania i zapomnieć o odebraniu go z drukarki? To proste.
Jeśli jednak dokument zawiera poufne informacje, dane te mogą zostać odebrane przez niewłaściwą osobę.

To ryzyko można zminimalizować, wymagając od pracowników użycia kodu PIN lub karty Near Field Communication (NFC) z uwierzytelnianiem zbliżeniowym w celu „odblokowania” urządzenia. Ogranicza to ryzyko, że wrażliwe materiały trafią w ręce niewłaściwej osoby. Może to również zmniejszyć marnotrawstwo wydruków z powodu „zapomnianych” wydruków. Jest to szczególnie ważne w działach takich jak HR, prawny i finansowy, które zarządzają dużą liczbą poufnych dokumentów.

3. Zabezpiecz swoje skany

W działach, które regularnie przetwarzają poufne informacje, należy wdrożyć jeszcze wyższy poziom bezpieczeństwa drukowania.

Niektóre drukarki umożliwiają zablokowanie wszystkich funkcji drukowania do czasu zalogowania się autoryzowanego użytkownika – lub ustawienie poziomów dostępu dla poszczególnych użytkowników. Można również określić termin odbioru dokumentów, po którym drukarka usunie dane. Można go dostosować do własnych potrzeb, na przykład na kilka godzin lub nawet dni.

W przypadku niektórych urządzeń można również użyć usługi Active Directory firmy Microsoft lub serwera uwierzytelnianego LDAP do zarządzania dostępem (i brakiem dostępu) do drukarek.

4. Zabezpiecz swoje skany

Twoje środki bezpieczeństwa nie powinny ograniczać się do drukowanych dokumentów. Możesz zabezpieczyć wszystkie zeskanowane dokumenty hasłem PIN, na przykład korzystając z funkcji Secure PDF firmy Brother. Rozwiązania automatyzacji dokumentacji mogą również poprawić bezpieczeństwo, w tym funkcje takie jak automatyczne usuwanie poufnych informacji.

Możesz dodatkowo zabezpieczyć swoje skany za pomocą protokołu Secure File Transfer Protocol (SFTP). Skanowanie do SFTP zapewnia 100% ochronę wszystkich przesłanych skanów. Umożliwia ono wysyłanie zeskanowanych danych do siebie lub klienta w standardowy sposób, ale z dodatkową warstwą szyfrowania. W ten sposób, jeśli którykolwiek ze zeskanowanych dokumentów zostanie przechwycony, informacje będą nadal bezpieczne.

5. Przeszkol swoich pracowników

W związku z wieloma przypadkami utraty danych spowodowanymi nieumyślnie przez użytkowników, firmy muszą edukować pracowników na temat znaczenia ochrony poufnych informacji i zwiększać świadomość zagrożeń.

6. Zaangażuj zarząd

Skala zniszczeń spowodowanych cyberatakami i naruszeniami danych, w połączeniu z wymogami RODO, oznacza, że bezpieczeństwo drukowania i skanowania musi wykraczać poza domenę działu IT. Należy to strategicznie rozważyć na poziomie zarządu, z udziałem CIO i CISO.

Ostatecznie, zabezpieczenie zasobów drukowania i skanowania oznacza zwrócenie uwagi na ludzi, procesy i narzędzia. Możesz wiele osiągnąć samodzielnie, ale nie zapominaj o wpływie, jaki może mieć obiektywna, zewnętrzna ekspertyza. Upewnij się, że każdy zna swoje obowiązki i jest w stanie odegrać swoją rolę. Aż do sali konferencyjnej.

Przejmij kontrolę nad bezpieczeństwem drukowania i skanowania już dziś

Ryzyko pozostawienia drukowanych dokumentów bez zabezpieczeń jest wyższe, niż mogłoby się wydawać. Czas podjąć proaktywne kroki w celu ochrony poufnych danych i uniknięcia kosztownych naruszeń. Przeanalizuj infrastrukturę bezpieczeństwa swojej drukarki i zapoznaj się z rozwiązaniami bezpieczeństwa Brother lub porozmawiaj z ekspertem Brother Security, aby rozpocząć.

Dopiero zaczynasz myśleć o bezpieczeństwie drukarek?

Obejrzyj nasz krótki film „Przesłuchanie”, aby zobaczyć realne konsekwencje niezabezpieczonych drukarek.